「受発注業務をもっと効率化したいけど、費用が…」 「インボイス制度への対応、何から始めればいいの？」 そんなお悩みを抱える中小企業の経営者、ご担当者様へ。 IT導入補助金を活用すれば、受発注システムの導入費用を抑え、業務効率化とインボイス制度へのスムーズな対応が実現できます。
本記事では、IT導入補助金を利用して受発注システムを導入する方法を、分かりやすく解説します。補助金の申請方法から、自社に合ったシステムの選び方、導入事例まで、あなたの疑問を解決します。
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受発注システム導入のメリット
IT導入補助金を活用して受発注システムを導入することで、業務効率化、コスト削減、そしてインボイス制度への確実な対応といった、多岐にわたる具体的なメリットを享受できます。本セクションでは、これらのメリットを詳細に解説します。
業務効率化によるコスト削減
受発注システムの導入により、手作業だった業務が自動化・効率化され、間接的なコスト削減が実現します。手入力ミスなどのヒューマンエラーが減少し、発注や請求の手戻り、クレーム対応などの無駄な工数を削減できます。さらに、ペーパーレス化により印刷・郵送費や保管コストを抑制可能です。
担当者は事務作業から解放され、より価値の高い業務に集中できるため生産性が向上します。また、リードタイム短縮による在庫最適化や迅速な顧客対応で機会損失を防ぎ、顧客満足度も向上。結果として、人件費削減と収益性の向上に繋がります。
インボイス制度への対応
2023年10月1日施行のインボイス制度により、請求書の発行・受領業務は大きく変化しました。課税事業者は「適格請求書発行事業者登録番号」の記載が求められるなど、事務負担が増加しています。
受発注システムを導入すれば、インボイス対応の請求書を正確かつ迅速に発行・管理でき、取引先の登録番号確認や要件を満たすフォーマットの自動生成も可能です。受領側も確認や仕訳処理を効率化できます。
法令遵守は事業継続に不可欠であり、システム導入は税務リスクの回避や円滑な取引維持に有効です。さらにIT導入補助金を活用すれば、これらの対応を低コストで実現できます。
受発注システムの導入で使えるIT導入補助金とは
IT導入補助金は中小企業や小規模事業者が業務のデジタル化やDXを進める際に使える国の補助制度です。受発注システムや会計ソフトなどのITツールを導入する時に購入費用やクラウド利用料、さらに設定や操作説明などのサポート費用の一部が補助対象となります。事務局に事前登録されたITツールだけが対象となる点が大きな特徴と言えます。
紙や電話中心だった取引をオンライン化することで、入力ミスや確認作業が減り担当者の負担を軽くできます。結果として残業削減や人的コストの抑制にもつながり投資回収もしやすくなります。
IT導入補助金の申請枠の種類
IT導入補助金は導入目的や取引形態に合わせて複数の申請枠が用意されています。受発注システムを導入する場合はインボイス制度への対応を重視するのかサイバー攻撃への備えを優先するのか、また地域や取引先を巻き込んでDXを進めるのかによって選ぶ枠が変わってきます。ここからは、受発注システムで活用しやすい代表的な申請枠を順番に紹介します。
インボイス枠
インボイス枠は、インボイス制度に対応した会計ソフトや受発注ソフト決済ソフトなどを導入する企業を支援する申請枠です。とくに電子取引類型では発注側の企業がインボイス対応の受発注システムを導入し、取引先の中小企業や小規模事業者に無償でアカウントを付与して利用してもらう取組みが対象となります。
中小企業や小規模事業者の補助率は3分の2以内、その他事業者は2分の1以内、補助額は下限なしから最大350万円までとなり商流単位で一気に電子化を進められます。請求書のやり取りや保管をデジタル化できるためインボイス制度への対応と業務効率化を同時に進めたい企業に適した枠です。
セキュリティ対策推進枠
セキュリティ対策推進枠は、サイバー攻撃や情報漏えいのリスクに備えるためのサービス導入を支援する申請枠です。独立行政法人情報処理推進機構が公表するサイバーセキュリティお助け隊サービスリストに掲載され、事務局に登録されたサービスを導入する場合サービス利用料最大2年分が補助対象になります。
小規模事業者は補助率3分の2以内、中小企業は2分の1以内で、補助額は5万円から150万円の範囲です。受発注システムをクラウドで運用する企業にとって、不正アクセスやランサムウェア被害を防ぐことは取引停止のリスクを下げる重要な対策となります。
システム導入とあわせて通信監視や端末管理などのサービスを組み合わせることで安心してデジタル化を進めやすくなります。
複数社連携IT導入枠
複数社連携IT導入枠は、商店街やサプライチェーンなど複数の中小企業や小規模事業者が連携してITツールを導入する取り組みを支援する枠です。会計受発注決済機能を備えたソフトウェアやPOSレジAIカメラなどのハードウェア消費動向を把握する分析システムなどが対象となり、通常枠より高い補助率で支援を受けられます。
商工会議所や商店街振興組合、まちづくり会社などが中心となり地域の事業者とコンソーシアムを組んで申請する点が特徴です。共通の受発注システムを導入することで在庫情報や販売データを共有でき、仕入れや配送をまとめるなどの面での効率化を図れます。
さらにコーディネート費用や専門家への謝金も補助対象となるため地域全体でDXを進めたいケースに向いた申請枠と言えます。
受発注システムを独自開発する際に使える補助金
受発注システムをゼロから独自開発する場合は、IT導入補助金のような登録ツール前提の制度だけでなく、開発費やシステム導入費まで対象にできる別の補助金も検討すると有利になります。ここでは、受発注システムを独自開発する際に使える補助金をご紹介します。
事業環境変化に対応した経営基盤強化事業(一般コース)
事業環境変化に対応した経営基盤強化事業は、既存事業の「深化」や「発展」を進める取組を支援する制度です。助成対象経費は機械装置費やシステム等導入費、専門家指導費など幅広く、独自の受発注システムを開発する場合は要件整理や設計、開発委託、テスト費用まで対象にできます。
助成率は原則3分の2以内で、賃金引上げ計画に取り組む事業者は4分の3以内、小規模事業者は5分の4以内まで支援が拡大します。限度額は800万円で、既存業務の品質向上や効率化を目指す取組として位置づけることで採択につながりやすくなります。
関連記事：【2025年度版】事業環境変化に対応した経営基盤強化事業（一般コース）とは？
中小企業省力化投資補助金(一般型)
中小企業省力化投資補助金は、人手不足を背景に省力化設備やシステム導入を支援する制度で、受発注業務の自動化を進めたい企業に適しています。対象経費はシステム構築費、技術導入費、クラウド利用費、外注費などで、独自開発システムの設計から導入まで一体で計画できます。
補助上限額は従業員数に応じて750万円〜8000万円と幅があり、補助率は中小企業で2分の1、小規模企業者は3分の2が基本です。事業計画では、省力化の根拠や投資回収期間の提示が求められるため、導入前後の作業時間の削減効果を数値で示すことが重要になります。
関連記事：【2025年度版】中小企業省力化投資補助金〈一般型〉完全ガイド
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受発注システムに使える補助金の申請方法と注意点
IT導入補助金を活用して受発注システムを導入するにあたり、最も重要なステップの一つが、定められた申請手続きを正確に行うことです。このセクションでは、補助金の申請プロセスを順を追って解説し、申請をスムーズに進めるための注意点もお伝えします。
申請要件の確認
補助金を申請する前に、自社の事業が対象となるか、導入を検討している受発注システムが要件を満たしているかを確認することが重要です。まず、補助金の対象となるのは日本国内に本社を置く中小企業・小規模事業者であり、資本金や従業員数によって対象範囲が定められています。詳細な基準は公募要領で確認する必要があります。
次に、導入する受発注システムは、IT導入補助金の対象として正式に登録されたツールであることが求められます。これらのツールはIT導入支援事業者を通じて提供され、補助金ポータルサイトで対象リストを確認することが可能です。
また、申請にはIT導入支援事業者の関与が必須であり、システムの選定と並行して、信頼できる支援事業者と契約を締結することがスムーズな申請への第一歩となります。
申請手続きの流れ
IT導入補助金の申請は、以下のステップで進めます。
- gBizIDの取得
- 交付申請システムへの登録
- 必要書類の準備
- 交付申請書の提出
- 審査
- 交付決定
- 事業実施
- 実績報告
申請時の注意点
申請を成功させるためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。まず、IT導入補助金には明確な申請期間が定められており、期間外の申請は受理されません。そのため、スケジュールを管理し、期限内に手続きを完了させることが不可欠です。
また、提出書類に不備や虚偽の記載があると申請が無効となり、悪質な場合は補助金の返還や今後の申請に影響を及ぼす可能性があります。
正確な情報をもとに慎重に書類を作成しましょう。補助金の対象となる経費は、システム導入に関わる一部の費用に限定されており、ソフトウェアの購入・利用料やクラウド利用料などが含まれますが、詳細は事前に事務局やIT導入支援事業者に確認することが大切です。
さらに、採択率を高めるには、申請内容の具体性や事業計画の実現可能性、導入による効果の明確さを示すことが重要です。なぜそのシステムが必要なのか、導入によってどのような成果が期待できるのかを具体的に記述することで、審査の評価を高められます。
加えて、IT導入支援事業者との連携も欠かせません。彼らは申請から導入・運用までのプロセス全体を支援する重要な存在であり、信頼できるパートナーと密に協力することが、スムーズな申請と成功への鍵となります。
まとめ
受発注システムの導入や独自開発は、業務効率化やインボイス制度対応、生産性向上など多くのメリットをもたらす重要な取り組みです。一方で、開発費や導入費が大きくなりがちなため、IT導入補助金、中小企業省力化投資補助金(一般型)、事業環境変化に対応した経営基盤強化事業(一般コース)といった補助金を活用することで、費用負担を大幅に抑えながら質の高いシステムを整備できます。これらの補助金は制度ごとに対象経費や要件が異なるため、自社の状況に合った制度を選び、効果的な事業計画を立てることが採択への近道です。
株式会社イチドキリでは、中小企業庁認定の支援機関として、システム開発に強いエンジニア出身のプロがチームで伴走し、課題整理から申請書類の作成、資金計画まで一貫してサポートします。さらに、補助金の獲得だけでなく、事業成長につながるシステム構築やIT活用まで視野に入れた提案を行い、中長期的に成果を出せる体制づくりを支援します。受発注システムの導入や開発を検討している企業さまは、ぜひお気軽にご相談ください。
- 着手金０円・顧問料0円
- 完全成功報酬
- エンジニア出身 × 補助金のプロ
記事の執筆者
株式会社イチドキリ 代表取締役
徳永 崇志
兵庫県の実家で、競走馬関連事業を展開する中小企業を営む家庭環境で育つ。
岡山大学を卒業後、大手SIerでエンジニアを経験し、その後株式会社リクルート法人営業に携わる。株式会社レアジョブではAIを用いた新規事業の立ち上げに従事し、リリース1年で国内受験者数No.1のテストに導く。株式会社素材図書で役員を務めた後、株式会社イチドキリを設立。中小企業向けに、補助金獲得サポートや新規事業開発や経営企画のサポートをしている。Google認定資格「Google AI Essentials」を2024年に取得済。
